Тайм-Менеджмент или умение управлять своим рабочим временем

«Время — деньги»: кто незнаком с этими словами? Эта аксиома хорошо известна каждому. Ценить время — обязательный элемент деловой культуры. Эффективно организовывать время — необходимый навык управленца. Время — деньги, это бесспорно!

Кто хочет стать миллионером?

Известно западное исследование, где в результате опроса было обнаружено, что из каждой сотни менеджеров только один имеет достаточно времени! Безжалостная статистика также гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 минут. «Благодаря» этому только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день — 12% вашего капитала. Причем, это весьма усредненные данные, полученные, кстати, не в России (где то поезд опоздал, то поставщики подвели, то законы изменились…).

Современные требования к организации бизнеса накладывают жёсткие временные ограничения на осуществление любого проекта. Временные ресурсы в работе современного менеджера зачастую оказываются более ценными, чем финансовые, поскольку они невосполнимы. Время становится дороже денег не только для фирм, но и для людей. Чем выше уровень руководителя, тем большим количеством денег он распоряжается. Но времени у него остается ровно столько же, сколько и раньше — 24 часа в сутки. Таким образом, в мире много миллионеров с точки зрения денег, но нет ни одного миллионера с точки зрения времени.

Итак, вопрос «Как правильно управлять временем?» постепенно становится для деловых людей более важным, чем «Как правильно управлять деньгами». Проблема эффективного распределения временных ресурсов стала настолько актуальной, что в последние годы появилось целое направление и даже индустрия тайм-менеджмента (Time-management).

Искусство планирования

Все концепции тайм-менеджмента сходятся в том, что самым первым и самым необходимым в организации эффективной работы является этап планирования. От этого этапа зависят не только сроки выполнения любой работы, но и её внутренняя согласованность, качество и результативность. Специалисты в области тайм-менеджмента рекомендуют руководителям в процессе планирования последовательно осуществить следующие этапы:

1. Анализ существующего положения вещей.

2. Постановка целей.

3. Разработка плана.

Однако попытки упорядочить, структурировать и распланировать часто не дают ожидаемых результатов. Во-первых, далеко не всем людям жесткое упорядочение и планирование подходит по психологическому складу — некая спонтанность вообще свойственна нашему менталитету. Во-вторых, классические системы личного планирования разрабатывались западными специалистами, разумеется, без учета сугубо Российской специфики с точки зрения непредсказуемости часто меняющихся внешних условий.

Итак, нужны технологии, позволяющие сохранять гибкость, свободу реагирования на непредвиденные обстоятельства, не мешающие творчеству. Поэтому попытки взять свое время под контроль обычно сводятся к попытке «наконец-то все распланировать», «наконец-то навести порядок на рабочем столе» и т. п. Главный стереотип, который господствует среди руководителей: чем больше порядка, тем выше результаты. Но только ли порядок и самодисциплина определяют эффективность работы?

Современный взгляд на управление

Многие руководители из всех функций управления особо выделяют контроль. Они считают, что только они знают, как точно нужно делать ту или иную работу лучше всего, стараются либо выполнить как можно больше дел самостоятельно, либо обязательно лично проконтролировать выполнение поручений своими сотрудниками. Это очень распространенная ошибка, особенно в России. Однако, в результате проведенного на базе нашего агентства исследования с использованием контент-анализа большого массива объявлений от работодателей по поиску управленцев, выяснилось, что среди профессиональных навыков, необходимых руководителю, контроль занимает далеко не первое место. Гораздо более значимыми оказались опыт формирования ответственной и самостоятельной команды, умение распределять обязанности среди подчиненных, навыки привлечения независимых специалистов для решения тех или иных проблем. То есть, эффективный руководитель должен руководить и организовывать, и современные топ-менеджеры наконец-то начинают это понимать.

Производить или делегировать?

Генри Форд говорил: «Если есть что-то, что у нас не получается делать лучше и дешевле, чем у наших конкурентов, то нет смысла это делать; мы должны эту работу передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом». Современные технологии тайм-менеджмента позволяют приблизиться к решению проблемы нехватки времени за счет делегирования полномочий. Этот метод, позволяющий рационально использовать свое время, предполагает определение тех бизнесс-процессов (или даже систем), реализацию которых можно доверить стороннему исполнителю.

Постоянно трансформирующийся рынок заставляет руководителя задаваться вопросом о целесообразности делегирования некоторых полномочий стороннему подрядчику – аутсорсинговой компании. Это и консалтинговые агентства, и аудиторские фирмы, и независимые эксперты в различных областях. А учитывая возросший интерес к управлению человеческими ресурсами, особое место здесь занимают агентства по подбору персонала.

Основания для принятия решения о сотрудничестве с кадровыми агентствами:

- Более высокое качество выполнения процесса подбора персонала благодаря специализации аутсорсера в данной области деятельности.

- Передача этого процесса позволят руководителю сконцентрировать внимание и финансы на более важных стратегических задачах.

- Выгода с точки зрения затратной структуры аутсорсера (это может быть связано с более удобным местом расположения, более современным технологическим оснащением и т.д.).

Итак, делегирование процесса подбора персонала кадровому агентству дает возможность не только сэкономить время, но и деньги. Такой подход позволяет предотвратить ситуации преждевременного ухода специалиста в случае поиска замены ему; дает возможность своевременно заполнять вакансии так, чтобы деятельность компании не приостанавливалась, и т.д. Но это уже тема другого разговора.

Агентство по подбору персонала 'Отдел Кадров'